E-imza kayboldu ya da çalındıysa yapılacak ilk iş, sertifikayı aldığınız elektronik sertifika hizmet sağlayıcısından (ESHS) iptal talep etmek, ardından yeni bir e-imza başvurusu açmaktır. İptal ettirdiğiniz sertifikayı bir daha kullanamazsınız; token’ı sonradan bulsanız bile yeni sertifika gerekir.
PIN’iniz başkasının elinde değilse kimse kaybolan token’la imza atamaz, yani paniğe gerek yok. Yine de beklemek doğru değil. Aşağıdaki sıra hem riski kapatır hem de işlerinizin durduğu süreyi kısaltır.
E-imza kayboldu mu? İlk yapmanız gerekenler
- Token’ı en son taktığınız bilgisayarlarda ve çantalarda arayın.
- Sertifikanızı veren hizmet sağlayıcıya iptal talebi iletin.
- PIN’i bir yere yazdıysanız iptali beklemeden, aynı gün yaptırın.
- Kayıp kurumsal e-imzaysa şirketin diğer yetkililerine haber verin.
- Yeni e-imza başvurusunu açın ve teslimat için çipli kimlik kartınızı hazır tutun.
E-imza kayboldu sandığınızda önce token’ı unutmuş olabileceğiniz yerlere bakın: ofisteki ortak bilgisayar, mali müşavirinizin masası, dizüstü bilgisayarın USB girişi. Bulamadıysanız ikinci adımı ertelemeyin. İptal talebini ne kadar erken iletirseniz, sertifikayı başkasının kullanma ihtimalini de o kadar erken kapatırsınız.
Kaybolan e-imza başkasının elinde işe yarar mı?
Tek başına token yetmez. Nitelikli elektronik sertifika akıllı kartta ya da USB token’da durur ve her imzada sizin belirlediğiniz PIN’i ister. Art arda yanlış PIN girişi token’ı kilitler.
Asıl risk, PIN’in token’la birlikte kaybolmasıdır. PIN’i kılıfın içine, token’ın üzerine ya da cüzdandaki bir kâğıda yazdıysanız, bulan kişi sizin adınıza belge imzalayabilir.
Bu imzanın ağırlığını hafife almamak gerekir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 5. maddesi bu imza türüne elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu tanır. Kaybı ertelemeden bildirmenin nedeni de budur.
E-imza kayboldu: hangi durumda ne yapmalı?
| Durum | Yapılacak |
|---|---|
| Token kayboldu, PIN kimsede yok | İptal talebi iletin, ardından yeni başvuru açın. |
| Token, üzerinde PIN yazan notla birlikte kayboldu | İptali aynı gün yaptırın; beklemek imza riskini açık tutar. |
| Token çalındı | Hırsızlık için yaptığınız resmi başvuru sertifikayı iptal etmez; sağlayıcıya ayrıca bildirin. |
| Token, kimlik kartıyla birlikte kayboldu | İptal talebini iletin, yeni kimlik kartını çıkarın, sonra teslimatı planlayın. |
| Token’ı iptalden önce buldunuz | Kullanmaya devam edebilirsiniz; PIN’i değiştirmeniz yerinde olur. |
| Token’ı iptalden sonra buldunuz | Eski sertifika çalışmaz; yeni sertifika gerekir. |
Kurumsal e-imzada tablo değişmez. Diğer yetkililere ek olarak mali müşavirinize de haber verin; böylece kayıp tarihinden sonra o e-imzanın bir belgede izine rastlarlarsa sizi hemen uyarabilirler.
Sertifikayı nasıl iptal ettirirsiniz?
5070 sayılı Kanun’un 9. maddesine göre elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı, sertifika sahibinin talebi üzerine sertifikayı iptal eder. Talebi, sertifikayı aldığınız sağlayıcıya iletirsiniz. Her sağlayıcı bu işlem için çağrı merkezinde ya da internet sitesinde ayrı bir yol sunar.
Hangi sağlayıcıdan aldığınızı hatırlamıyorsanız satın alma faturanıza bakın ya da e-imzayı aldığınız yere sorun. E-imzanızı bizden aldıysanız bizi arayın, hangi sağlayıcıya başvuracağınızı birlikte netleştirelim.
İptalden sonra o sertifikayla yeni imza atamazsınız ve bu adımı geri alamazsınız. İlk adımdaki aramayı bu yüzden atlamayın; ama PIN de kaybolduysa hiç beklemeyin.
Yeni e-imza almak için ne gerekir?
Kaybolan e-imzanın yerine yenisini, ilk başvurudaki adımlarla alırsınız. Bireysel e-imzada kimlik bilgileriniz yeterlidir; kurumsal e-imza için münferiden yetkili kişinin kimlik kartı, vergi levhası ve faaliyet belgesi gerekir. Hiçbir başvuru tipinde ıslak imzalı form gerekmez.
Teslimatta kimliğinizi yerinde, çipli T.C. kimlik kartınızla e-Devlet onayı vererek doğrularsınız. Kimlik kartınız da kayıpsa yeni kartı almadan teslimatı tamamlayamayız. Bu yüzden iki başvuruyu aynı gün başlatmak süreyi kısaltır.
Yeni sertifikanın geçerlilik süresi, sağlayıcının onu düzenlediği tarihte başlar. Bütün adımları yeni e-imza başvurusu için hazırladığımız rehberde ayrıntılı anlattık. Ücreti etkileyen kalemleri merak ediyorsanız fiyatın neye göre belirlendiğini anlatan yazımıza bakabilirsiniz.
Yeni başvuruyu birlikte yapmak isterseniz WhatsApp’tan yazmanız yeterli. Belgeleri kontrol edip teslimatı sizinle planlayalım.
Yeni e-imza gelene kadar işler nasıl yürür?
E-imza kayboldu diye e-Devlet’ten uzak kalmazsınız; e-Devlet’e şifrenizle, mobil imzayla ya da internet bankacılığıyla girebilirsiniz. Belge imzalamanız gerekiyorsa mobil imza işinizi görebilir. SIM kart üzerinde çalışır ve token gerektirmez.
Mobil imzanın nasıl alındığını adım adım mobil imza başvurusu yazımızda anlattık. Kullanacağınız sistemin mobil imzayı kabul ettiğini önceden kontrol edin. UYAP gibi pek çok platform iki yöntemi de destekliyor, ama her uygulama aynı değil.
Ordu ve çevresindeyseniz yeni token’ın teslimi ve kurulumu için Ordu’daki başvuru ve teslimat düzenimize göz atabilirsiniz.
Bir dahaki sefere: kaybı önleyen küçük alışkanlıklar
PIN’i token’ın üzerine, kılıfına ya da cüzdana yazmayın; ezberleyemiyorsanız token’dan ayrı bir yerde tutun. İşiniz bitince token’ı bilgisayardan çıkarmak, özellikle ortak kullanılan ofis bilgisayarlarında hem kaybı hem yetkisiz kullanımı önler.
Sertifikayı hangi sağlayıcıdan aldığınızı ve bitiş tarihini bir yere not edin. Kayıp anında bu bilgi elinizdeyse iptal talebini zaman kaybetmeden iletebilirsiniz. Bitiş tarihini bilmek, süre dolmadan yenilemeyi planlamanızı da kolaylaştırır.
Sıkça sorulan sorular
Evet. Kaybolan sertifikayı iptal ettirdiğiniz için sağlayıcı yerine yeni bir sertifika düzenler; bu da yeni bir başvuru demektir. Ücret, seçtiğiniz geçerlilik süresine ve başvurunun bireysel ya da kurumsal olmasına göre değişir. Güncel paketleri katalog sayfasında görebilir, sorularınızı telefonla ya da WhatsApp’tan iletebilirsiniz.
İptal talebi iletmediyseniz kullanabilirsiniz. Yine de token bir süre gözünüzün önünde olmadıysa PIN’i değiştirmek yerinde olur, çünkü o sürede kimin eline geçtiğini bilemezsiniz. İptalden sonra eski sertifika bir daha çalışmaz; token’ı bulsanız bile imza atmak için yeni sertifika gerekir. Bu yüzden iptal kararını aramayı bitirdikten sonra verin.
Sertifika, geçerlilik süresi bitene kadar etkin kalır ve siz kaybı bildirmediğiniz sürece sistemler onu geçerli kabul eder. PIN’i bilmeyen biri token’la imza atamaz, ama PIN token’ın yanında yazılıysa bulan kişi sizin adınıza belge imzalayabilir. Kaybı fark ettiğiniz gün sağlayıcıya bildirmek, iptal anından itibaren bu ihtimali kapatır.
Pek çok işte tutar. Mobil imza da nitelikli elektronik imzadır; GSM operatörünüzden alırsınız ve SIM kart üzerinde çalıştığı için token gerektirmez; e-Devlet ve UYAP gibi platformlarda kullanılabilir. Bazı kurumların uygulamaları yalnızca token tabanlı e-imzayı tanıyabildiği için kullanacağınız sistemi önceden kontrol etmeniz gerekir.
Evet, başvurunuzu beklemeden başlatabilirsiniz; ancak yeni kimlik kartınız çıkmadan teslimatı tamamlayamayız. Çünkü teslimatta kimliğinizi yerinde, çipli T.C. kimlik kartıyla verdiğiniz e-Devlet onayıyla doğruluyoruz. Nüfus müdürlüğünden yeni kimlik kartı randevusunu e-imza başvurusuyla aynı gün almak, iki işlemin birbirini beklemesini önler.
E-imza kayboldu ve yenisine ihtiyacınız varsa 0535 073 99 08 numarasını arayabilir, WhatsApp’tan yazabilir ya da ana sayfadaki başvuru formunu doldurabilirsiniz. Paketleri ve güncel fiyatları görmek isterseniz katalog sayfasına göz atın.
